E’ possibile legalizzare i seguenti documenti:
A) CERTIFICATO DI ORIGINE E FATTURA COMMERCIALE:
Entrambi i documenti devono essere vistati dalla camera di commercio Italiana di competenza, a differenza del Consolato Egiziano di Milano viene accettata la modalità con “stampa in azienda”.
I documenti devono riportare l’indirizzo completo del destinatario Egiziano, non si accettano diciture come “to the order” o similari.
E’ richiesta fotocopia fronte e retro di tutti i documenti.
Il certificato di origine deve avere le seguenti caratteristiche:
- Emesso in lingua inglese o bilingue in Italiano e Inglese.
- Dev’ essere chiaramente riportata la descrizione della merce, non si accettano descrizioni con sigle di prodotti da cui non si possa evincere la natura stessa della merce.
- Se riporta una qualsiasi numero di protocollo scritto a penna è richiesto il timbro da parte della Camera di commercio.
- Per qualsiasi correzione o modifica sulla descrizione (se il documento è già stato legalizzato dalla Camera di commercio) è sempre richiesta la vidimazione con timbro della Camera di commercio.
- Se vistato insieme alla fattura al punto “5 – osservazioni” va indicata la data e il numero di fattura da vistare.
- Se l’origine della merce è di un paese al di fuori dell’Unione europea l’origine va indicata sia sul certificato di origine che la fattura ed è obbligatorio vistare entrambi.
- Per l’esportazione di merci chimiche è obbligatorio specificare sia sul certificato di origine che sulla fattura (obbligatorio vistare entrambi) il nome commerciale del prodotto e il nome scientifico, scrivendo specificatamente: commercial name: …, scientifc name: etc.
- Per le esportazioni di occhiali e montature va sempre specificato che la merce non contiene parti magnetiche sul certificato di origine o sulla fattura.
- E’ vietato esportare droni.
- Per l’esportazione di carne bisogna specificare sulla fattura di vendita (in inglese) che la carne è stata macellata secondo la Legge Islamica e che la macellazione è avvenuta nello stesso Paese di esportazione.
La fattura deve avere le seguenti caratteristiche:
- Emessa il lingua Inglese o bilingue in Italiano e Inglese. Qualsiasi dicitura in italiano ( non imponibile iva etc.) non viene accettata se non con la relativa traduzione in Inglese.
- Timbro di congiunzione: se la fattura è composta da più pagine è richiesto un timbro di congiunzione della camera di commercio o dell’azienda esportatrice a cavallo tra una pagina e l’altra (come da facsimile allegato).
- Se vistata singolarmente deve riportare chiaramente l’origine della merce.
- Se l’origine della merce è mista (UE + Extra UE) va specificato sulla fattura quale e quanta merce è di provenienza UE (dettagliando la nazione di origine), e, quale e quanta merce e’ di origine extra UE (dettagliando la nazione di origine) ed è obbligatorio vistare anche il certificato di origine.
- Per qualsiasi correzione o modifica sulla descrizione (se il documento è già stato legalizzato dalla Camera di commercio) è sempre richiesta la vidimazione con timbro della Camera di commercio.
- Per l’esportazione di merci chimiche è obbligatorio specificare sia sul certificato di origine che sulla fattura (obbligatorio vistare entrambi) il nome commerciale del prodotto e il nome scientifico, scrivendo specificatamente: commercial name: …, scientifc name: etc. in aggiunta sulla fattura va specificata la destinazione d’uso.
- Timbro e firma in originale (firma autografa) del legale rappresentante o chi ha poteri di firma.
B) TRADUZIONI:
Su richiesta la COVEX fornisce il servizio per la traduzione giurata in lingua Inglese o Araba.
- Il Consolato autentica sia la parte in Italiano che la parte tradotta, viene quindi fatta una doppia legalizzazione.
- Il Consolato può legalizzare solamente le firme dei funzionari delle seguenti Autorità Italiane: Camera di Commercio, Prefettura e Procura della Repubblica (non vengono accettati documenti con timbro Apostille).
- Il documento in Italiano se è composto da più pagine deve avere un timbro di congiunzione tra una pagina e l’altra da parte dell’ente legalizzante.
- Ogni documento deve avere la propria traduzione, non è possibile accorpare un bilancio, procura, certificato di iscrizione ecc. in unico documento, tradurlo in un unico esemplare e richiedere la legalizzazione, ogni singolo documento va precedentemente vistato dalla camera di commercio, Prefettura o Procura e successivamente tradotto.
- Vengono accettate traduzioni rilasciate esclusivamente da traduttori iscritti all’albo traduttori del Tribunale. Sul giuramento dev’essere chiaramente indicato che il traduttore, Sig. XX XXXX è iscritto all’albo traduttori per la lingua che traduce (ex. Inglese, Francese, Arabo etc.).
C) DOCUMENTI IN COPIA CONFORME ALL’ORIGINALE:
- I documenti in copia conforme all’originale si accettano solamente nel caso in cui non sia possibile legalizzare l’originale. Il Consolato non legalizza documenti in fotocopia. E’ possibile richiedere la legalizzazione di documenti in copia conforme all’originale autenticati da Comune + Prefettura o Notaio + Procura della Repubblica. Se il documento è lingua Inglese l’autentica notarile è accettata in Inglese o Italiano/Inglese.
- Eventuali dichiarazioni dell’azienda su carta intestata non potranno essere presentate in copia conforme all’originale autenticate in comune, andranno vistate dalla camera di commercio di competenza o da notaio e Procura della Repubblica. Per i documenti autenticati da Notaio, se composti da più pagine è richiesto il timbro di congiunzione del notaio tra una pagina e l’altra del documento.
D) CONTRATTI (AGREEMENT) – SALES CONTRACT – TEST CERTIFICATE:
Per la legalizzazione di agreement (contratti) sales contract, test certificate etc. è sufficiente il visto della camera di commercio italiana con timbro e firma in originale del funzionario della camera di commercio, per questi documenti non viene accetta la sola modalità con “stampa in azienda”. Se il contratto è composto da più pagine è richiesto un timbro di congiunzione da parte dell’azienda italiana tra una pagina e l’altra del documento. L’ultima pagina del contratto va timbrata e firma in originale con firma del legale rappresentante della società Italiana.
Se il documento è autenticato da Notaio è richiesto un timbro di congiunzione tra una pagina e l’altra del documento oltre all’autentica della firma del Notaio presso la Procura della Repubblica.
E) DICHIARAZIONI SU CARTA INTESTATA DELL’AZIENDA
Qualsiasi documento su carta intestata dell’azienda va emesso in lingua Inglese e deve riportare l’indirizzo del destinatario in Egitto oltre a firma in originale del legale rappresentante e timbro originale dell’azienda. I documenti vanno precedentemente vistati dalla camera di commercio italiana con timbro e firma in originale del funzionario della camera di commercio, per questi documenti non viene accetta la sola modalità con “stampa in azienda”, oppure è accettata la legalizzazione da Notaio + Procura della Repubblica.
F) CERTIFICATI SANITARI:
I Certificati Sanitari rilasciati dall’ASL o dal Ministero della Salute o da Enti simili vanno legalizzati unicamente dalla Prefettura e non in Camera di Commercio. Eventuali copie vengono accettate se rilasciate in copia conforme all’originale dal Comune e legalizzate in Prefettura oppure da Notaio e relativa legalizzazione in Procura.
G) ATTESTATI DI REGISTRAZIONE PER MARCHIO DI IMPRESA
Gli attestati rilasciati dal Ministero dello sviluppo economico devono essere precedentemente vistati dalla Prefettura. Se il documento non è in Italiano è richiesta la traduzione giurata in lingua Inglese con legalizzazione presso la Procura della Repubblica. Se il documento è richiesto per la registrazione al GOIEC in Egitto (General Organization for
Import & Export Control) è richiesta la traduzione in lingua Araba. Su richiesta la COVEX fornisce il servizio per la traduzione giurata del documento sia in Inglese che Arabo.
Per i soli certificati di registrazione marchio provenienti dall’estero l’azienda Italiana deve apporre il proprio timbro e firma sul retro della copia del documento e la legalizzazione può essere fatta dalla camera di commercio. In tutti gli altri casi la copia conforme va autenticata dal Comune + Prefettura oppure da un notaio + Procura della Repubblica. Se il documento è composto da più pagine l’azienda esportatrice o la camera di commercio o l’ente legalizzante deve apporre un timbro di congiunzione tra una pagina e l’altra del documento come da facsimile allegato CLICCA QUI. Il Consolato applica una singola legalizzazione a lato del timbro della camera di commercio.
H) LEGALIZZAZIONE DI PROCURE COMMERCIALI (POWER OF ATTORNEY):
Le Procure vengono legalizzate dal Consolato solo se autenticate da Notaio la cui firma va successivamente legalizzata presso la Procura della Repubblica di competenza. Se il documento è composto da più pagine il notaio deve apporre il timbro di congiunzione tra le stesse. La Procura deve riportare nominativo ed indirizzo completo della persona o società Egiziana a cui si conferisce il mandato. Eventuali traduzione giurate vengono accettate solo se rilasciate da traduttori iscritti all’albo traduttori del Tribunale.
- Se il testo della Procura è in inglese: la firma di chi da procura deve essere legalizzata da un Notaio, la firma del Notaio va legalizzata in Procura. La legalizzazione notarile deve essere in lingua Inglese.
- Se il testo della Procura è in italiano: la firma di chi da procura deve essere legalizzata da un Notaio, la firma del Notaio va legalizzata in Procura. Anche se il testo è in Italiano la legalizzazione notarile deve essere in lingua Inglese. Si procede con la traduzione giurata in Inglese o Arabo con legalizzazione presso la Procura della Repubblica. Su richiesta la COVEX fornisce il servizio per la traduzione giurata del documento.
- Se il testo della Procura è Italiano / Arabo oppure in Inglese / Arabo: il Notaio deve indicare di essere a conoscenza di tutte le lingue presenti sul testo oppure che il delegante è a conoscenza di tutte le lingue presenti sul testo. L’autentica notarile va redatta in inglese oppure in doppia o tripla lingua. Ciò che nel testo è riportato per una lingua deve essere riportato anche per le altre lingue.
- Se il testo è bilingue, ad esempio in Italiano o Inglese o trilingue impostato su colonne o consecutivo: non vengono accettati testi in “consecutiva”. Se la Procura è in duplice lingua, ad esempio in Italiano e Inglese il testo va redatto su una singola pagina, non è possibile inserire il testo in Italiano sulla prima pagina e la traduzione in Inglese sul retro. Le firme di chi dà procura sotto ciascuna colonna devono essere legalizzate da un Notaio, la firma del Notaio va legalizzata in Procura. Il notaio dovrà indicare chiaramente di legalizzare la firma in calce a tutte le lingue e dovrà altresì indicare di essere a conoscenza di tutte le lingue presenti sul testo, ad esempio Italiano e Inglese oppure che il delegante è a conoscenza di tutte le lingue presenti sul testo, il testo di legalizzazione del notaio deve essere redatto in inglese oppure in doppia lingua. Ciò che nel testo è riportato per una lingua deve essere riportato anche per le altre lingue. In caso anche una sola delle seguenti disposizioni non siano eseguite si deve procedere come al punto uno o due.
- Se si tratta di delega/procura conferita per questioni personali e quindi il delegante non fa parte di una ditta, bisogna fare una dichiarazione autografa a parte (non legalizzata) dove si specifica l’uso che si deve fare di tale procura ed insieme alla fotocopia del documento si presenta anche la fotocopia del proprio documento di identità.
- ll Consolato dell’Egitto si riserva il diritto di valutare il contenuto del documento prima della sua legalizzazione.
I) LEGALIZZAZIONE DI PROCURE NON COMMERCIALI (POWER OF ATTORNEY):
I requisiti per le Procure non commerciali sono gli stessi per Procure commerciali indicati al punto sopra.
Per le Procure personali in cui il delegante non fa parte di una società è richiesta dichiarazione scritta a parte (non vistata dalla camera di commercio o da altri enti) indirizzata al Consolato Egiziano – Via Timavo, 19 – 20125 Milano in cui venga specificato l’uso che va fatto di tale procura allegando fotocopia del documento di identità del delegante. Per le Procure a figli o famigliari per la vendita di immobili sul territorio Egiziano il Consolato richiede la presenza fisica del delegante in Consolato per la legalizzazione della Procura. Per raggiunti limiti di età del delegante è eccezionalmente accettata la presentazione della Procura da parte del delegato. L’agenzia COVEX fornisce assistenza per il controllo della documentazione e per la traduzione giurata in lingua Araba oltre al ritiro del documento legalizzato in Consolato il cui rilascio è dopo 2 giorni dalla data di presentazione.
L) CERTIFICATI DI ISCRIZIONE / CERTIFICATO CAMERALE DELLA CAMERA DI COMMERCIO
Non è possibile legalizzare la visura camerale, è possibile vistare il solo Certificato di iscrizione in lingua inglese (Company registration certificate). Il certificato deve avere un timbro di congiunzione da parte della camera di commercio tra una pagina e l’altra del documento oltre a timbro e firma in originale del funzionario della camera di commercio sull’ultima pagina del documento. Se il certificato di iscrizione è richiesto in forma digitale e scaricato online bisogna recarsi presso lo sportello della camera di commercio e richiedere l’apposizione dei timbri e firma in originale come precedentemente indicato.
M) CERTIFICAZIONE GOIEC – GENERAL ORGANIZATION FOR IMPORT & EXPORT CONTROL
La nuova regolamentazione per esportare in Egitto richiede che le aziende Italiane siano registrate al GOIEC. Per alcuni prodotti (l’elenco è disponibile al seguente link – CLICCA QUI) non è possibile l’esportazione se l’azienda produttrice non è ufficialmente autorizzata come impresa esportatrice. La registrazione al GOIEC è possibile tramite il seguente link https://www.goeic.gov.eg/en/site/index ed è disponibile un call center in lingua Inglese raggiungibile tramite il seguente link https://www.goeic.gov.eg/en/contactUs/default/callCenter/m/3-3
I documenti richiesti per la registrazione in Egitto sono i seguenti:
- Certificato di iscrizione della camera di commercio della società Italiana;
- Dichiarazione su carta intestata dell’azienda esportatrice in cui si conferma tipo e nome dei prodotti da esportare;
- Dichiarazione su carta intestata dell’azienda esportatrice in cui si conferma nominativo e indirizzo della società Egiziana incaricata alla registrazione al GOIEC;
- Certificazione del sistema di gestione della qualità (Certificato ISO 9001 o similari).
Tutti i documenti vanno precedentemente vistati dalla Camera di commercio Italiana con timbro e firma in originale del funzionario della camera di commercio, per questi documenti l’Ambasciata Egiziana non accetta la sola modalità con “stampa in azienda”.
Consigliamo di verificare con il corrispondente Egiziano eventuali altri documenti richiesti per la registrazione al GOIEC e se per alcuni documenti è necessaria la traduzione giurata in lingua Araba per cui COVEX fornisce il servizio.