Legalizzazione documenti:

La legalizzazione è il processo di certificazione di un documento o di un atto, che ne convalida l’autenticità con pieno valore giuridico sul piano internazionale, passando attraverso le rappresentanze diplomatico-consolari, ovvero i consolati, del paese estero di interesse. Covex si occupa della legalizzazione di documenti italiani per uso estero e della traduzione di documenti stranieri.

Secondo la Legge italiana, la legalizzazione della firma di un documento risulta necessaria in due casi:

  • legalizzazione documenti italiani per l’estero: serve laddove le firme apposte su un qualsiasi atto o documento formato in Italia debbano avere valore legale, anche all’estero, dinnanzi a un’autorità estera. A tal proposito si cita l’Art. 33, comma 1 del D.P.R. 28/12/2000 n°445:

“Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere all’estero davanti ad autorità estere sono, ove da queste richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o altri organi e autorità delegati dallo stesso.”

  • legalizzazione e traduzione documenti stranieri in Italia: occorre laddove sia necessario legalizzare, entro i confini dello Stato italiano, un documento formato all’estero. Covex si occupa anche di traduzione di documenti stranieri ai fini della legalizzazione.

Riprendendo sempre il D.P.R. 28/12/2000 n°445, Art. 33, comma 2:

“Le firme sugli atti e documenti formati all’estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero. Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione. Si veda l’articolo 31.”

Legalizzazione documenti Prefettura di Milano

La Legalizzazione consiste nell’attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento originale, nonché dell’autenticità della firma stessa ma non certifica in alcun modo l’autenticità del contenuto dell’atto legalizzato.. Non possono essere legalizzate le fotocopie e i documenti con firma elettronica: i documenti estrapolati digitalmente sul sito del Comune di Milano, dalle Università e altri entri non possono essere legalizzati. I documenti vanno richiesti in originale allo sportello con firma autografa del funzionario che ha rilasciato il documento, i documenti per poter essere legalizzati devono essere recenti a 6 mesi.

Presso la Prefettura di Milano è possibile legalizzare / apostillare i seguenti documenti:

  • Documenti scolastici: di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole e università della provincia di Milano con firma in originale. Si precisa che i documenti rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori devono essere preventivamente autenticati dall’ Ufficio Scolastico Regionale per la Lombardia con sede in Via Soderini 24 – Milano, avendo cura di comunicare in fase di richiesta che gli atti e documenti sono destinati alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo per il successivo utilizzo all’estero.
  • Documenti rilasciati dai Comuni della Provincia di Milano: qualsiasi certificato rilasciato dal comune da far valere all’estero come certificati di nascita, certificati di stato di famiglia, copie conformi all’originale ecc. in cui sia apposta la dicitura «AI SENSI DELL’ ART. 40, D.P.R. 28 DICEMBRE 2000, N. 445, IL PRESENTE CERTIFICATO È RILASCIATO SOLO PER L’ESTERO». Si raccomanda pertanto di precisare al funzionario comunale che l’atto deve essere utilizzato all’estero.
  • Documenti rilasciati dalla Camera di commercio: dall’1 ottobre 2016, le Camere di Commercio, Industria, Artigianato ed Agricoltura provvedono direttamente alla legalizzazione dei propri atti. Presso la Prefettura è possibile legalizzare solo atti e documenti da utilizzare nei paesi aderenti alla convenzione dell’Aja per cui sarà rilasciato il timbro “apostille”. Per i paesi non aderenti è sufficiente la legalizzazione presso la Camera di commercio o il Consolato del paese di destinazione se necessario.

L’ Ufficio Legalizzazioni della Prefettura di Milano si trova in Corso Monforte n. 31 – 20122 Milano.

Su richiesta COVEX fornisce il servizio per la legalizzazione dei documenti presso la Prefettura di Milano.

L’Apostille “Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961” e validità dei documenti stranieri in Italia

Nei Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione de L’Aia del 5 ottobre 1961 relativa all’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, la necessità di legalizzare gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere è sostituita da un’altra formalità: l’apposizione della “postilla” (o apostille).

Pertanto, una persona proveniente da un Paese che ha aderito a questa Convenzione non ha bisogno di recarsi presso la Rappresentanza consolare e chiedere la legalizzazione, ma può recarsi presso la competente autorità interna designata da ciascuno Stato – e indicata per ciascun Paese nell’atto di adesione alla Convenzione stessa (normalmente si tratta del Ministero degli Esteri) – per ottenere l’apposizione dell’apostille sul documento. Così perfezionato, il documento viene riconosciuto in Italia. L’apostille, quindi, sostituisce la legalizzazione presso l’ambasciata.

L’elenco aggiornato dei Paesi che hanno ratificato la Convenzione de L’Aja e delle autorità competenti all’apposizione dell’apostille per ciascuno degli Stati è disponibile sul sito web della Conferenza de L’Aja di diritto internazionale privato al seguente link: paesi aderenti alla convenzione dell’aia

Covex dal 1983 fornisce il servizio di legalizzazione documenti presso tutti i Consolati di Milano e Roma, presso la Prefettura e Procura della Repubblica di Milano su documenti come:

Certificati di origine / Fatture commerciali / Contratti / Procure / Diplomi / Atti notarili etc.