Requisiti per la legalizzazione di documenti commerciali presso l’Ambasciata dell’Iraq di Roma.
Su richiesta COVEX fornisce il servizio di traduzione in lingua Araba per i documenti che necessitano di traduzione.
CAMERA DI COMMERCIO ITALO ARABA (JIAC)
Dal 14/03/2022 qualsiasi documento diverso dal certificato di origine e fattura commerciale per poter essere legalizzato all’Ambasciata dell’Iraq di Roma, andrà precedentemente vistato dalla Camera di Commercio Italo Araba (ora JIAC) come da istruzioni al seguente link https://www.covex.it/servizi/camera-di-commercio-italo-araba/ COVEX dopo aver ricevuto gli originali dei documenti da legalizzare e il modulo di iscrizione o rinnovo alla JIAC provvederà alla legalizzazione dei documenti. Una copia del certificato di iscrizione o rinnovo sarà restituito all’azienda e avrà una validità di 12 mesi.
A) CERTIFICATO DI ORIGINE:
Il Certificato di origine deve avere i seguenti requisiti:
- Compilato in lingua Inglese
- Rilasciato dalla Camera di Commercio Italiana con timbro legalizzazione firma (ex timbro upica) come da facsimile allegato;
- Viene accettato stampato con la modalità “stampa in azienda” o su foglio bianco;
- Il Certificato di origine al punto 4 (informazioni riguardanti il trasporto) deve riportare tipo di spedizione (via mare, terra etc.), porto di entrata e di uscita in Iraq;
- Il Certificato di origine al punto 5 (osservazioni) deve riportare il “NUMERO DI CONTRATTO” o il “NUMERO D’ORDINE” – il numero di fattura e la data riportando la sola parola “INVOICE N.”0000 – DATE: 00/00/2021 – non va aggiunta nessun’ altra informazione;
- Il Certificato di origine va legalizzato all’Ambasciata dell’Iraq unitamente alla fattura commerciale, non è possibile legalizzare i documenti singolarmente.
B) FATTURA COMMERCIALE:
La fattura commerciale deve avere i seguenti requisiti:
- Redatta in lingua Inglese e vistata dalla Camera di Commercio Italiana con timbro legalizzazione firma (ex timbro upica) come da facsimile allegato;
- Non riportare la dicitura “proforma”.
Per legalizzazione del Certificato di origine e della fattura commerciale l’Ambasciata richiede in aggiunta i seguenti documenti:
- Visura camerale della società Italiana: in fotocopia. Su richiesta la COVEX fornisce il servizio per l’ottenimento della visura camerale.
- Fotocopia della carta di identità del legale rappresentante.
- Fotocopia fronte e retro del certificato di origine e della fattura commerciale.
C) TRADUZIONI:
E’ possibile legalizzare documenti diversi dal certificato di origine e fattura come procure, contratti, dichiarazioni ecc. solo se rilasciati in lingua Inglese o lingua Araba. Per i documenti emessi in lingua Italiana / Inglese è comunque richiesta la traduzione giurata in lingua Araba prima della presentazione in Ambasciata, su richiesta COVEX fornisce il servizio di traduzione giurata in lingua Araba. I documenti tradotti, prima di essere legalizzati all’Ambasciata dell’Iraq di Roma andranno successivamente vistati dalla Camera di Commercio Italo Araba (ora JIAC) come da istruzioni a inizio pagina. Anticipare i documenti in visione via mail all’indirizzo roma@covex.it e attendere conferma sulla procedura da seguire.
D) AUTHORIZAZION LETTER (SU CARTA INTESTATA DELL’AZIENDA):
L’ Authorization letter su carta intestata dell’azienda Italiana va autenticata da notaio e Procura della Repubblica, se il documento è composto da più pagine il notaio deve apporre un timbro di congiunzione tra una pagina e l’altra del documento. La “authorization letter” va redatta in lingua Italiana o Inglese. Se il documento è emesso in lingua Italiana, dopo l’autentica notarile e legalizzazione in Procura va tradotto e giurato in lingua Inglese o in lingua Araba con legalizzazione presso la Procura della Repubblica (su richiesta COVEX fornisce il servizio di traduzione). Se il documento è emesso in lingua Inglese è sufficiente l’autentica del notaio e legalizzazione in Procura a patto che il notaio inserisca l’autentica in inglese e non inserisca il testo del documento in Italiano. In alternativa va redatto in Italiano con traduzione giurata in Inglese o Arabo come indicato al punto sopra. Dopo la traduzione il documento va vistato dalla Camera di Commercio Italo Araba (ora JIAC) come da istruzioni a inizio pagina e legalizzato all’Ambasciata dell’Iraq di Roma (procedura a ns. carico).
E) DICHIARAZIONI SU CARTA INTESTATA DELL’AZIENDA:
Le dichiarazioni su carta intestata dell’azienda esportatrice vanno legalizzazione dalla camera di commercio italiana, se il documento è composto da più pagine l’azienda deve apporre un timbro di congiunzione tra una pagina e l’altra. Le dichiarazioni su carta intestata dell’azienda vanno emesse in lingua Inglese. Se rilasciate in lingua Italiana vanno successivamente tradotte e giurate in lingua Araba e legalizzata presso la Procura della Repubblica (su richiesta COVEX fornisce il servizio di traduzione in lingua Araba). Dopo la traduzione il documento va vistato dalla Camera di Commercio Italo Araba (ora JIAC) come da istruzioni a inizio pagina e legalizzato all’Ambasciata dell’Iraq di Roma.
F) DOCUMENTI IN COPIA CONFORME ALL’ORIGINALE:
I documenti in copia conforme all’originale si accettano solamente nel caso in cui non sia possibile legalizzare l’originale. L’Ambasciata non legalizza documenti in fotocopia. I documenti per cui si richiede copia conforme devono comunque essere precedentemente autenticati da Camera di commercio + upica (legalizzazione firma) – Comune + Prefettura o Notaio + Procura della Repubblica. Esempio: per legalizzare un certificato di iscrizione della camera di commercio in copia conforme da Notaio + Procura il certificato di iscrizione andrà comunque vistato dalla camera di commercio + upica con timbro di congiunzione della camera di commercio tra una pagina e l’altra del documento (vedi punto M). Eventuali dichiarazioni dell’azienda su carta intestata non potranno essere presentate in copia conforme all’originale autenticate in comune, andranno vistate dalla camera di commercio di competenza o da notaio e Procura della Repubblica. Per i documenti autenticati da Notaio, se composti da più pagine è richiesto il timbro di congiunzione del notaio tra una pagina e l’altra del documento.
G) CONTRATTI (AGREEMENT) – SALES CONTRACT – TEST CERTIFICATE:
I documenti vanno precedentemente vistati presso la Camera di Commercio di Italiana, potrebbe comunque essere richiesta l’autentica del Notaio e Procura. Anticipare i documenti in visione via mail all’indirizzo roma@covex.it e attendere conferma sulla procedura da seguire. I documenti vanno successivamente tradotti e giurati in lingua Araba con legalizzazione presso la Procura della Repubblica (su richiesta COVEX fornisce il servizio di traduzione) e vistati dalla Camera di Commercio Italo Araba (ora JIAC).
H) LEGALIZZAZIONE DI PROCURE (POWER OF ATTORNEY):
Le Procure vengono legalizzate solo se autenticate da Notaio e Procura della Repubblica. Se il documento è composto da più pagine il notaio deve apporre un timbro di congiunzione tra una pagina e l’altra del documento che va successivamente tradotto e giurato in lingua Araba e legalizzato presso la Procura della Repubblica (su richiesta COVEX fornisce il servizio di traduzione in lingua Araba). Dopo la traduzione il documento va vistato dalla Camera di Commercio Italo Araba (ora JIAC) come da istruzioni a inizio pagina e legalizzato all’Ambasciata dell’Iraq di Roma.
I) CERTIFICATI CON MARCATURA CE:
I Certificati con Marcatura CE vanno vistati dalla Camera di Commercio e rilasciati in lingua Inglese. Se rilasciati in lingua Italiana vanno successivamente tradotti e giurati in lingua Araba e legalizzati presso la Procura della Repubblica (su richiesta COVEX fornisce il servizio di traduzione in lingua Araba). Dopo la traduzione i documenti vanno vistati dalla Camera di Commercio Italo Araba (ora JIAC) come da istruzioni a inizio pagina e legalizzato all’Ambasciata dell’Iraq di Roma.
L) CERTIFICATI SANITARI:
I Certificati Sanitari rilasciati dall’ASL o dal Ministero della Salute o da Enti simili vanno legalizzati unicamente dalla Prefettura e non in Camera di Commercio e devono essere rilasciati in lingua Inglese. Eventuali copie vengono accettate se rilasciate in copia conforme all’originale autenticate da Notaio + Procura della Repubblica. Successivamente i documenti vanno tradotti e giurati in lingua Araba con legalizzazione presso la Procura della Repubblica (su richiesta COVEX fornisce il servizio di traduzione in lingua Araba). Dopo la traduzione i documenti vanno vistati dalla Camera di Commercio Italo Araba (ora JIAC) come da istruzioni a inizio pagina e legalizzati all’Ambasciata dell’Iraq di Roma.
M) CERTIFICATI DI LIBERA VENDITA:
I certificati di libera vendita rilasciati dal Ministero della Salute vanno precedentemente legalizzati dalla Prefettura di competenza e devono essere rilasciati in lingua Inglese. Eventuali copie vengono accettate se rilasciate in copia conforme all’originale autenticate da Notaio + Procura della Repubblica. Successivamente i documenti vanno tradotti e giurati in lingua Araba e con legalizzazione presso la Procura della Repubblica (su richiesta COVEX fornisce il servizio di traduzione in lingua Araba). Dopo la traduzione i documenti vanno vistati dalla Camera di Commercio Italo Araba (ora JIAC) come da istruzioni a inizio pagina e legalizzati all’Ambasciata dell’Iraq di Roma.
N) CERTIFICATI DI ISCRIZIONE / CERTIFICATO CAMERALE DELLA CAMERA DI COMMERCIO:
Non è possibile legalizzare la visura camerale, è possibile vistare il solo Certificato di iscrizione in lingua Italiana o Inglese (Company registration certificate). Il documento va precedentemente vistato dalla Camera di Commercio di Italiana con timbro timbro di congiunzione tra una pagina e l’altra e timbro legalizzazione firma (ex timbro UPICA). Il certificato di iscrizione va rilasciato in lingua Inglese. Se rilasciato in lingua Italiana va successivamente tradotto e giurato in lingua Araba e legalizzato presso la Procura della Repubblica (su richiesta COVEX fornisce il servizio di traduzione in lingua Araba). Dopo la traduzione il documento va vistato dalla Camera di Commercio Italo Araba (ora JIAC) come da istruzioni a inizio pagina e legalizzato all’Ambasciata dell’Iraq di Roma.